Invoice là gì? Có mấy loại? Hướng dẫn lập và xuất invoice

Trong quá trình làm giấy tờ thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa, bạn sẽ thấy được một loại giấy tờ vô cùng đặc biệt đó chính là Invoice, vậy Invoice là gì? Invoice được chia làm mấy loại? Hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây!

>> Xem thêm khái niệm bill, vận đơn là gì?

Invoice là gì?

Invoice trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, còn gọi là hóa đơn thương mại, là một chứng từ quan trọng ghi rõ các thông tin về giao dịch mua bán hàng hóa giữa người bán và người mua. Trên hóa đơn này sẽ có các thông tin như tên, địa chỉ của người xuất khẩu (bên bán) và người nhập khẩu (bên mua), mô tả hàng hóa, số lượng, giá cả, thuế, cũng như các điều khoản về thanh toán và vận chuyển.

Invoice do người bán lập theo mẫu riêng, không theo mẫu cố định của cơ quan thuế, và được dùng làm bằng chứng thanh toán giữa các bên, là cơ sở để khai báo hải quan và tính thuế xuất nhập khẩu. Nó cũng giúp xác định rõ giá trị hàng hóa và các điều kiện thương mại, đồng thời là tài liệu quan trọng để đối chiếu với các chứng từ khác như vận đơn, packing list trong quá trình giao nhận hàng hóa.

Các thông tin trên invoice là gì?

Các thông tin chính thường có trên một invoice (hóa đơn thương mại) trong xuất nhập khẩu bao gồm:

• Tiêu đề và số hóa đơn (Invoice Number): Mã số duy nhất để quản lý và tra cứu hóa đơn.
• Ngày lập hóa đơn (Invoice Date).
• Thông tin người bán (Seller/Exporter): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, mã số thuế, thông tin người đại diện.
• Thông tin người mua (Buyer/Importer/Consignee): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, thông tin liên hệ.
• Thông tin bên nhận thông báo (Notify Party): Tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có).
• Tên tàu và số chuyến (Vessel & Voyage Number) liên quan đến lô hàng.
• Số booking, số container và số seal niêm phong (Booking No., Container No., Seal No.).
• Cảng bốc hàng (Port of Loading) và cảng dỡ hàng (Port of Discharge).
• Mô tả hàng hóa (Description of Goods): Cụ thể tên hàng, số lượng, loại bao bì, trọng lượng (gross weight, net weight), thể tích.
• Số lượng hàng hóa (Quantity) với đơn vị tính rõ ràng.
• Đơn giá (Unit Price): Giá từng đơn vị hàng hóa, có đơn vị tiền tệ rõ ràng.
• Tổng giá trị (Total Amount) bằng số và bằng chữ.
• Điều kiện giao hàng và thanh toán (Incoterms, Payment Terms).
• Chữ ký của người bán và người đại diện chịu trách nhiệm.

Ngoài ra, invoice cũng có thể ghi rõ thông tin bổ sung như mã HS code của hàng hóa, nơi xuất xứ (Country of Origin), và các điều khoản liên quan khác để phục vụ khai báo hải quan, thanh toán, và đối chiếu hàng hóa giữa các bên.

Vai trò, chức năng của Invoice

Về cơ bản thì, Invoice là một ràng buộc thỏa thuận về pháp lý thể hiện sự đồng ý của hai bên bán và mua, đối với giá niêm yết và những điều kiện thanh toán, ngoài ra Invoice còn có những chức năng dưới đây:

• Cơ sở cho thanh toán: Invoice là chứng từ pháp lý chính để bên mua thực hiện thanh toán cho bên bán theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Nó ghi chi tiết về giá cả, số lượng hàng và điều kiện thanh toán, giúp đảm bảo tính minh bạch và tránh tranh chấp trong giao dịch.
• Chứng từ khai báo hải quan: Invoice là tài liệu bắt buộc để khai báo với cơ quan hải quan. Thông tin về giá trị, số lượng, nguồn gốc và mô tả hàng hóa trên invoice giúp xác định mã HS, tính thuế xuất nhập khẩu và các chi phí liên quan, từ đó đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi và đúng pháp luật.
• Căn cứ đóng bảo hiểm và theo dõi vận chuyển: Các thông tin về hàng hóa trên invoice như mô tả, số lượng, giá trị giúp tính phí bảo hiểm và xử lý các trường hợp hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển.
• Lưu trữ hồ sơ và chứng từ pháp lý: Invoice giúp bên bán và bên mua lưu giữ hồ sơ giao dịch hợp pháp, làm căn cứ đối chiếu, giải quyết tranh chấp và báo cáo thuế.
• Hỗ trợ quản lý tài chính và theo dõi thanh toán công nợ: Invoice giúp cả hai bên kiểm soát các khoản thanh toán đã nhận và số tiền còn nợ, đồng thời góp phần phân tích hành vi mua hàng và lập kế hoạch kinh doanh.
• Căn cứ pháp lý bảo vệ quyền lợi: Một invoice hợp lệ được pháp luật bảo vệ như một bằng chứng ràng buộc về thỏa thuận giá cả và điều kiện giao dịch giữa hai bên, giúp người bán và người mua có cơ sở pháp lý trong trường hợp tranh chấp.

Invoice được chia làm mấy loại?

Hiện nay Invoice được chia thành rất nhiều loại, tùy vào mục địch sử dụng của mỗi người. Cùng Nhập Hàng China điểm qua một số loại chứng từ Invoice phổ biến thường gặp nhất nhé!

Commercial Invoice

Đây là loại hóa đơn được sử dụng để đưa ra chi tiết về giá trị, số lượng và tính chất của hàng hóa hoặc dịch vụ được bán trong giao dịch thương mại. Nó thường được yêu cầu để thực hiện những thủ tục lô hàng, thanh toán và thông quan.

Proforma Invoice (Hóa đơn Proforma)

Đây là loại hóa đơn được sử dụng để xác định giá trị ước tính của hàng hóa hay dịch vụ trước khi thực hiện giao dịch. Nó được sử dụng để cung cấp thông tin cho khách hàng và đối tác kinh doanh, để sử dụng trong các trường hợp đăng ký xuất khẩu.

Tax Invoice (Hóa đơn thuế)

Đây là loại hóa đơn được sử dụng để đưa ra thông tin về số tiền thuế được tính toán trên sản phẩm hay dịch vụ đã được bán ra. Tax Invoice thường được yêu cầu trong các giao dịch kinh doanh, nó là một phần quan trọng của việc lập kế toán.

Electronic Invoice (Hóa đơn điện tử)

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo ra để gửi đi thông qua mạng Internet và được sử dụng để thay thế cho hóa đơn giấy ở một số quốc gia. Electronic Invoice có tính bảo mật rất cao, giảm thiểu tình trạng mất mát hoặc làm rối loạn thông tin, và giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Proforma Invoice – hoá đơn chiếu lệ

Proforma Invoice được viết tắt “PI”, đây là hóa đơn chiếu lệ do người bán lập nên, về cơ bản nó cũng có nội dung giống như Invoice. Tuy nhiên, Proforma Invoice được lập và gửi cho người mua trước khi giao một lô hàng để một lần nữa xác nhận các cam kết, điều khoản, điều kiện, mà hai bên đã thỏa thuận và thống nhất với nhau trước đấy.

Phân biệt Invoice với Bil và Receipt

Tiêu chí	Invoice	Bill	Receipt
Khái niệm	Hóa đơn thương mại chi tiết, liệt kê hàng hóa/dịch vụ, giá cả, điều kiện giao dịch do người bán phát hành	Hóa đơn thanh toán thường dùng cho các giao dịch hàng ngày, đơn giản, ít chi tiết hơn invoice	Biên lai, chứng từ xác nhận bên mua đã thanh toán tiền hoặc nhận hàng/dịch vụ
Mục đích sử dụng	Yêu cầu thanh toán trong các giao dịch chính thức, đặc biệt xuất nhập khẩu	Yêu cầu thanh toán các khoản phí dịch vụ hoặc hàng hóa tiêu dùng hàng ngày như điện, nước, ăn uống	Xác nhận đã hoàn tất thanh toán hoặc nhận hàng
Chi tiết thông tin	Rất chi tiết, gồm thông tin người bán, người mua, mô tả sản phẩm, số lượng, giá, mã số thuế, điều khoản thanh toán	Ít chi tiết hơn, chỉ ghi tổng số tiền cần thanh toán, không bao gồm thông tin thuế hay điều khoản phức tạp	Thông tin rất hạn chế, chủ yếu là số tiền đã trả và ngày thanh toán
Thời điểm phát hành	Trước khi thanh toán, làm căn cứ để thanh toán	Thường phát hành khi cần thanh toán ngay hoặc sau khi sử dụng dịch vụ	Sau khi thanh toán xong để làm bằng chứng
Giá trị pháp lý	Có giá trị pháp lý cao, dùng trong khai báo hải quan và thanh toán quốc tế	Giá trị pháp lý thấp hơn invoice, dùng chủ yếu trong giao dịch nội địa và dịch vụ hàng ngày	Không có giá trị pháp lý bắt buộc, chỉ là biên lai xác nhận thanh toán
Ví dụ điển hình	Hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu, giao dịch B2B	Hóa đơn tiền điện, khoản phí nhà hàng, hóa đơn tiền nước	Biên lai thanh toán tiền điện, biên lai đóng phạt, biên lai mua hàng

Hướng dẫn lập và xuất invoice trong giao dịch kinh doanh và xuất nhập khẩu

Bước 1: Xác định loại invoice cần lập:

• Ví dụ như Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) dùng cho báo giá sơ bộ, hoặc Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) dùng cho yêu cầu thanh toán chính thức.
• Lựa chọn mẫu hóa đơn phù hợp, có thể sử dụng mẫu có sẵn từ phần mềm kế toán hoặc phần mềm hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin trên invoice:

• Thông tin người bán (Seller/Exporter): Tên đầy đủ, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, email, website, mã số thuế.
• Thông tin người mua (Buyer/Importer/Consignee): Tên công ty hoặc cá nhân, địa chỉ giao hàng và thanh toán, người liên hệ, số điện thoại, email.
• Thông tin bên thứ ba nếu có (ví dụ như bên giao nhận, notify party).
• Thông tin hàng hóa: Mô tả chi tiết (tên, mã sản phẩm nếu có), số lượng, đơn vị tính, đơn giá, các khoản chiết khấu nếu có, tổng giá trị hàng hóa bằng số và bằng chữ.
• Thông tin vận chuyển: Tên tàu, số chuyến (Vessel & Voyage No.), số booking, số container, số seal niêm phong, cảng bốc hàng (Port of Loading) và cảng dỡ hàng (Port of Discharge).
• Điều kiện giao hàng và thanh toán: Incoterms (FOB, CIF,...), phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, phí phạt trả chậm nếu có.

Bước 3: Kiểm tra lại toàn bộ thông tin:
Đảm bảo thông tin chính xác, thống nhất với hợp đồng, chứng từ vận tải và các chứng từ liên quan khác để tránh sai sót và rắc rối sau này. Việc kiểm tra kỹ càng giúp tránh các lỗi gây ảnh hưởng đến thanh toán và thủ tục hải quan.

Bước 4: Ký và phát hành invoice:
Người có thẩm quyền ký và đóng dấu invoice để chứng nhận tính hợp lệ của hóa đơn.

Bước 5: Lưu trữ và gửi invoice cho các bên liên quan:
Gửi bản gốc hoặc bản scan invoice cho người mua, đồng thời lưu trữ hồ sơ có tổ chức để dễ dàng tra cứu, đối chiếu khi cần thiết.

Một số lưu ý quan trọng:

• Invoice cần tuân thủ các quy định về hóa đơn, thuế và quy định xuất nhập khẩu của quốc gia liên quan.
• Nên biết rõ luật lệ và thủ tục của nước nhập khẩu, đặc biệt khi dùng phương thức thanh toán như Thư tín dụng (Letter of Credit - L/C).
• Invoice là chứng từ trọng yếu phục vụ khai báo hải quan, thanh toán, quản lý tài chính và giải quyết tranh chấp trong giao dịch quốc tế.
• Việc lập và xuất invoice chính xác, đầy đủ sẽ giúp cho quá trình giao dịch kinh doanh, xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, minh bạch và hợp pháp

XEM THÊM: BL là gì? BILL Of Lading là gì ? Vận đơn đường biển là gì?

Bên trên là một số loại chứng từ Invoice mà Nhập Hàng China đã bật mí cho các bạn, ngoài ra còn rất nhiều các loại Invoice khác,.. Nếu muốn tìm hiểu thêm về Invoice thì hãy theo dõi Website Nhaphangchina.vn để xem những nội dung, bài viết mới nhất để bỏ túi những kinh nghiệm quý giá trong xuất nhập hàng Trung Quốc chính ngạch nhé.

Thông qua nội dung trên chắc hẳn quý khách đã có câu trả lời của câu hỏi Invoice là gì, chức năng của Invoice rồi đúng không? Nếu còn bất cứ thắc mắc gì về Invoice thì hãy liên hệ trực tiếp tới Nhập Hàng China để được tư vấn miễn phí nhé.