Invoice là gì? Có mấy loại? Hướng dẫn lập và xuất invoice

Trong quá trình làm giấy tờ thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa, bạn sẽ thấy được một loại giấy tờ vô cùng đặc biệt đó chính là Invoice, vậy Invoice là gì? Invoice được chia làm mấy loại? Hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây!

>> Xem thêm khái niệm bill, vận đơn là gì?

Invoice là gì?

Invoice là hóa đơn do người bán phát hành cho người mua, ghi nhận các thông tin của một giao dịch hàng hóa hoặc dịch vụ như tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện thanh toán và thông tin các bên. Trong xuất nhập khẩu, Invoice còn là chứng từ quan trọng phục vụ thanh toán, khai báo hải quan và đối chiếu thông tin lô hàng.

Invoice tiếng Việt là gì?

Trong tiếng Việt, Invoice thường được hiểu là hóa đơn. Riêng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, thuật ngữ này thường được nhắc đến với nghĩa hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) - chứng từ thể hiện giá trị và các thông tin liên quan đến giao dịch giữa người bán và người mua.

Tuy nhiên, Invoice không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với hóa đơn GTGT (VAT) hay hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật Việt Nam. Tùy vào mục đích và thời điểm phát hành, Invoice có thể tồn tại dưới nhiều dạng như Commercial Invoice, Proforma Invoice,...

Ai là người phát hành Invoice?

Thông thường, Invoice do người bán (Seller/Exporter) lập và phát hành cho người mua (Buyer/Importer). Nội dung trên Invoice cần phản ánh chính xác giao dịch đã thỏa thuận giữa hai bên và thống nhất với các chứng từ liên quan.

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, người bán thường lập Invoice dựa trên hợp đồng hoặc thỏa thuận mua bán, trong đó thể hiện các thông tin quan trọng như tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, đồng tiền thanh toán và điều kiện giao hàng.

Invoice dùng để làm gì?

Invoice không chỉ ghi nhận giá trị của một giao dịch mà còn được sử dụng trong nhiều khâu của quá trình mua bán và xuất nhập khẩu. Một số vai trò chính của Invoice gồm:

• Làm căn cứ thanh toán: Invoice thể hiện số lượng, đơn giá, tổng giá trị và điều kiện thanh toán, giúp người mua xác định khoản tiền cần thanh toán cho người bán.

• Phục vụ thủ tục hải quan: Trong hoạt động xuất nhập khẩu, Commercial Invoice là một trong những chứng từ quan trọng được sử dụng trong hồ sơ và quá trình khai báo hải quan theo từng trường hợp, cung cấp thông tin về hàng hóa và giá trị giao dịch.

• Cơ sở xác định trị giá hàng hóa: Các thông tin về đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng và các khoản chi phí liên quan trên Invoice là dữ liệu quan trọng phục vụ việc xác định trị giá của lô hàng và trị giá hải quan theo quy định áp dụng.

• Đối chiếu với các chứng từ khác: Invoice thường được kiểm tra cùng Packing List, Bill of Lading (B/L), hợp đồng mua bán, chứng nhận xuất xứ (C/O) và các chứng từ liên quan. Việc đảm bảo thông tin thống nhất giữa các tài liệu giúp hạn chế sai sót khi thanh toán, khai báo và thông quan hàng hóa.

Vì vậy, khi lập Invoice, doanh nghiệp cần đặc biệt kiểm tra các thông tin như Seller/Buyer, Invoice Number, tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, loại tiền tệ và điều kiện Incoterms trước khi sử dụng cho lô hàng.

Các thông tin trên invoice là gì?

Các thông tin chính thường có trên một invoice (hóa đơn thương mại) trong xuất nhập khẩu bao gồm:

• Tiêu đề và số hóa đơn (Invoice Number): Mã số duy nhất để quản lý và tra cứu hóa đơn.
• Ngày lập hóa đơn (Invoice Date).
• Thông tin người bán (Seller/Exporter): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, mã số thuế, thông tin người đại diện.
• Thông tin người mua (Buyer/Importer/Consignee): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, thông tin liên hệ.
• Thông tin bên nhận thông báo (Notify Party): Tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có).
• Tên tàu và số chuyến (Vessel & Voyage Number) liên quan đến lô hàng.
• Số booking, số container và số seal niêm phong (Booking No., Container No., Seal No.).
• Cảng bốc hàng (Port of Loading) và cảng dỡ hàng (Port of Discharge).
• Mô tả hàng hóa (Description of Goods): Cụ thể tên hàng, số lượng, loại bao bì, trọng lượng (gross weight, net weight), thể tích.
• Số lượng hàng hóa (Quantity) với đơn vị tính rõ ràng.
• Đơn giá (Unit Price): Giá từng đơn vị hàng hóa, có đơn vị tiền tệ rõ ràng.
• Tổng giá trị (Total Amount) bằng số và bằng chữ.
• Điều kiện giao hàng và thanh toán (Incoterms, Payment Terms).
• Chữ ký của người bán và người đại diện chịu trách nhiệm.

Ngoài ra, invoice cũng có thể ghi rõ thông tin bổ sung như mã HS code của hàng hóa, nơi xuất xứ (Country of Origin), và các điều khoản liên quan khác để phục vụ khai báo hải quan, thanh toán, và đối chiếu hàng hóa giữa các bên.

Invoice được chia làm mấy loại?

Hiện nay Invoice được chia thành rất nhiều loại, tùy vào mục địch sử dụng của mỗi người. Cùng Nhập Hàng China điểm qua một số loại chứng từ Invoice phổ biến thường gặp nhất nhé!

Commercial Invoice

Đây là loại hóa đơn được sử dụng để đưa ra chi tiết về giá trị, số lượng và tính chất của hàng hóa hoặc dịch vụ được bán trong giao dịch thương mại. Nó thường được yêu cầu để thực hiện những thủ tục lô hàng, thanh toán và thông quan.

Tax Invoice (Hóa đơn thuế)

Đây là loại hóa đơn được sử dụng để đưa ra thông tin về số tiền thuế được tính toán trên sản phẩm hay dịch vụ đã được bán ra. Tax Invoice thường được yêu cầu trong các giao dịch kinh doanh, nó là một phần quan trọng của việc lập kế toán.

Electronic Invoice (Hóa đơn điện tử)

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo ra để gửi đi thông qua mạng Internet và được sử dụng để thay thế cho hóa đơn giấy ở một số quốc gia. Electronic Invoice có tính bảo mật rất cao, giảm thiểu tình trạng mất mát hoặc làm rối loạn thông tin, và giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Proforma Invoice – hoá đơn chiếu lệ

Proforma Invoice được viết tắt “PI”, đây là hóa đơn chiếu lệ do người bán lập nên, về cơ bản nó cũng có nội dung giống như Invoice. Tuy nhiên, Proforma Invoice được lập và gửi cho người mua trước khi giao một lô hàng để một lần nữa xác nhận các cam kết, điều khoản, điều kiện, mà hai bên đã thỏa thuận và thống nhất với nhau trước đấy.

Phân biệt Invoice với Bil và Receipt

Tiêu chí	Invoice	Bill	Receipt
Khái niệm	Hóa đơn thương mại chi tiết, liệt kê hàng hóa/dịch vụ, giá cả, điều kiện giao dịch do người bán phát hành	Hóa đơn thanh toán thường dùng cho các giao dịch hàng ngày, đơn giản, ít chi tiết hơn invoice	Biên lai, chứng từ xác nhận bên mua đã thanh toán tiền hoặc nhận hàng/dịch vụ
Mục đích sử dụng	Yêu cầu thanh toán trong các giao dịch chính thức, đặc biệt xuất nhập khẩu	Yêu cầu thanh toán các khoản phí dịch vụ hoặc hàng hóa tiêu dùng hàng ngày như điện, nước, ăn uống	Xác nhận đã hoàn tất thanh toán hoặc nhận hàng
Chi tiết thông tin	Rất chi tiết, gồm thông tin người bán, người mua, mô tả sản phẩm, số lượng, giá, mã số thuế, điều khoản thanh toán	Ít chi tiết hơn, chỉ ghi tổng số tiền cần thanh toán, không bao gồm thông tin thuế hay điều khoản phức tạp	Thông tin rất hạn chế, chủ yếu là số tiền đã trả và ngày thanh toán
Thời điểm phát hành	Trước khi thanh toán, làm căn cứ để thanh toán	Thường phát hành khi cần thanh toán ngay hoặc sau khi sử dụng dịch vụ	Sau khi thanh toán xong để làm bằng chứng
Giá trị pháp lý	Có giá trị pháp lý cao, dùng trong khai báo hải quan và thanh toán quốc tế	Giá trị pháp lý thấp hơn invoice, dùng chủ yếu trong giao dịch nội địa và dịch vụ hàng ngày	Không có giá trị pháp lý bắt buộc, chỉ là biên lai xác nhận thanh toán
Ví dụ điển hình	Hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu, giao dịch B2B	Hóa đơn tiền điện, khoản phí nhà hàng, hóa đơn tiền nước	Biên lai thanh toán tiền điện, biên lai đóng phạt, biên lai mua hàng

Hướng dẫn lập và xuất invoice trong giao dịch kinh doanh và xuất nhập khẩu

Bước 1: Xác định loại invoice cần lập:

• Ví dụ như Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) dùng cho báo giá sơ bộ, hoặc Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) dùng cho yêu cầu thanh toán chính thức.
• Lựa chọn mẫu hóa đơn phù hợp, có thể sử dụng mẫu có sẵn từ phần mềm kế toán hoặc phần mềm hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin trên invoice:

• Thông tin người bán (Seller/Exporter): Tên đầy đủ, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, email, website, mã số thuế.
• Thông tin người mua (Buyer/Importer/Consignee): Tên công ty hoặc cá nhân, địa chỉ giao hàng và thanh toán, người liên hệ, số điện thoại, email.
• Thông tin bên thứ ba nếu có (ví dụ như bên giao nhận, notify party).
• Thông tin hàng hóa: Mô tả chi tiết (tên, mã sản phẩm nếu có), số lượng, đơn vị tính, đơn giá, các khoản chiết khấu nếu có, tổng giá trị hàng hóa bằng số và bằng chữ.
• Thông tin vận chuyển: Tên tàu, số chuyến (Vessel & Voyage No.), số booking, số container, số seal niêm phong, cảng bốc hàng (Port of Loading) và cảng dỡ hàng (Port of Discharge).
• Điều kiện giao hàng và thanh toán: Incoterms (FOB, CIF,...), phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, phí phạt trả chậm nếu có.

Bước 3: Kiểm tra lại toàn bộ thông tin:
Đảm bảo thông tin chính xác, thống nhất với hợp đồng, chứng từ vận tải và các chứng từ liên quan khác để tránh sai sót và rắc rối sau này. Việc kiểm tra kỹ càng giúp tránh các lỗi gây ảnh hưởng đến thanh toán và thủ tục hải quan.

Bước 4: Ký và phát hành invoice:
Người có thẩm quyền ký và đóng dấu invoice để chứng nhận tính hợp lệ của hóa đơn.

Bước 5: Lưu trữ và gửi invoice cho các bên liên quan:
Gửi bản gốc hoặc bản scan invoice cho người mua, đồng thời lưu trữ hồ sơ có tổ chức để dễ dàng tra cứu, đối chiếu khi cần thiết.

Một số lưu ý quan trọng:

• Invoice cần tuân thủ các quy định về hóa đơn, thuế và quy định xuất nhập khẩu của quốc gia liên quan.
• Nên biết rõ luật lệ và thủ tục của nước nhập khẩu, đặc biệt khi dùng phương thức thanh toán như Thư tín dụng (Letter of Credit - L/C).
• Invoice là chứng từ trọng yếu phục vụ khai báo hải quan, thanh toán, quản lý tài chính và giải quyết tranh chấp trong giao dịch quốc tế.
• Việc lập và xuất invoice chính xác, đầy đủ sẽ giúp cho quá trình giao dịch kinh doanh, xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, minh bạch và hợp pháp

XEM THÊM: BL là gì? BILL Of Lading là gì ? Vận đơn đường biển là gì?

Invoice có phải hóa đơn VAT/hóa đơn điện tử không?

Invoice không mặc định là hóa đơn VAT (hóa đơn GTGT) hay hóa đơn điện tử. Trong xuất nhập khẩu, Invoice thường được hiểu là hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) do người bán phát hành, thể hiện thông tin hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị và điều kiện giao dịch.

Trong khi đó, hóa đơn VAT được sử dụng để ghi nhận giao dịch và thông tin thuế GTGT theo quy định áp dụng; còn hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập và quản lý dưới dạng dữ liệu điện tử theo quy định pháp luật.

Vì vậy, khi nhận một chứng từ có tên Invoice, doanh nghiệp cần xác định rõ loại hóa đơn và mục đích sử dụng, không nên mặc định Invoice là hóa đơn VAT hoặc hóa đơn điện tử tại Việt Nam.

Những lỗi thường gặp khi lập Invoice

Sai sót trên Invoice có thể gây khó khăn khi đối chiếu chứng từ, thanh toán hoặc thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu. Vì vậy, khi lập Invoice cần đặc biệt lưu ý những lỗi phổ biến sau:

• Sai thông tin người bán hoặc người mua: Tên doanh nghiệp, địa chỉ, thông tin liên hệ không chính xác hoặc không thống nhất với các chứng từ khác.
• Sai Invoice Number hoặc ngày phát hành: Gây khó khăn khi quản lý và đối chiếu hồ sơ.
• Mô tả hàng hóa không rõ ràng: Tên hàng, quy cách hoặc số lượng ghi thiếu hay không khớp với Packing List.
• Sai đơn giá hoặc tổng giá trị: Nhầm số lượng, đơn giá, phép tính hoặc loại tiền tệ có thể làm sai lệch giá trị lô hàng.
• Sai điều kiện Incoterms: Ghi nhầm FOB, CIF, EXW... có thể ảnh hưởng đến việc xác định trách nhiệm và chi phí của các bên.
• Thông tin không thống nhất giữa các chứng từ: Invoice không khớp với hợp đồng, Packing List, Bill of Lading (B/L) hoặc các chứng từ liên quan.
• Thiếu thông tin cần thiết: Bỏ sót Invoice Date, Payment Terms, Country of Origin hoặc các thông tin cần thiết theo yêu cầu của giao dịch.

Bên trên là một số loại chứng từ Invoice mà Nhập Hàng China đã bật mí cho các bạn, ngoài ra còn rất nhiều các loại Invoice khác,.. Nếu muốn tìm hiểu thêm về Invoice thì hãy theo dõi Website Nhaphangchina.vn để xem những nội dung, bài viết mới nhất để bỏ túi những kinh nghiệm quý giá trong xuất nhập hàng Trung Quốc chính ngạch nhé.

Thông qua nội dung trên chắc hẳn quý khách đã có câu trả lời của câu hỏi Invoice là gì, chức năng của Invoice rồi đúng không? Nếu còn bất cứ thắc mắc gì về Invoice thì hãy liên hệ trực tiếp tới Nhập Hàng China để được tư vấn miễn phí nhé.