10 loại chứng từ xuất nhập khẩu doanh nghiệp cần nắm rõ

Trong thương mại quốc tế, chỉ một sai sót nhỏ về hóa đơn, vận đơn hay xuất xứ hàng hóa cũng có thể khiến doanh nghiệp chậm thông quan và phát sinh thêm chi phí. Vì vậy, hiểu rõ chứng từ xuất nhập khẩu là điều cần thiết để quá trình giao nhận, thanh toán và làm thủ tục hải quan diễn ra thuận lợi. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ 10 loại chứng từ xuất nhập khẩu phổ biến, công dụng của từng loại và những điểm quan trọng cần kiểm tra trước khi sử dụng.

Lưu ý: Không phải một lô hàng xuất nhập khẩu bắt buộc phải có đầy đủ cả 10 chứng từ dưới đây. Bộ hồ sơ thực tế thay đổi tùy loại hàng hóa, thị trường, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng và quy định quản lý chuyên ngành.

Hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract/Foreign Trade Contract) là thỏa thuận giữa người bán và người mua ở các quốc gia hoặc vùng lãnh thổ khác nhau về việc mua bán hàng hóa.

Đây có thể xem là tài liệu nền tảng của một giao dịch thương mại quốc tế. Những chứng từ được lập sau đó như Commercial Invoice, Packing List hay L/C thường phải thống nhất với các nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Một hợp đồng ngoại thương thường thể hiện thông tin của người mua và người bán, tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng, điều khoản bảo hiểm, khiếu nại và giải quyết tranh chấp.

Đặc biệt, doanh nghiệp nên xác định rõ điều kiện Incoterms áp dụng, chẳng hạn FOB, CIF, CFR hoặc EXW. Điều này giúp xác định bên nào chịu trách nhiệm về vận tải, chi phí, rủi ro và bảo hiểm trong từng giai đoạn.

Theo quy định hồ sơ hải quan hiện hành, hợp đồng mua bán hàng hóa có thể thuộc nhóm chứng từ người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình tùy từng trường hợp, thay vì hiểu rằng hợp đồng luôn bắt buộc cho mọi lô hàng.

Lưu ý thực tế: Trước khi phát hành các chứng từ tiếp theo, doanh nghiệp nên đối chiếu tên hàng, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán với hợp đồng để tránh tình trạng chứng từ không đồng nhất.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ do người bán phát hành cho người mua, thể hiện giá trị hàng hóa và thông tin của giao dịch. Đây là một trong những chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng, thường được sử dụng khi làm thủ tục hải quan và thanh toán quốc tế.

Commercial Invoice thường bao gồm: thông tin người bán - người mua, số và ngày hóa đơn, tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, đồng tiền thanh toán và điều kiện giao hàng (Incoterms).

Khi lập hoặc kiểm tra Invoice, doanh nghiệp cần đảm bảo các thông tin quan trọng thống nhất với hợp đồng, Packing List, vận đơn và tờ khai hải quan. Đặc biệt, cần kiểm tra kỹ mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng trị giá để hạn chế sai sót khi khai báo và xử lý hồ sơ.

Lưu ý: Commercial Invoice rất phổ biến nhưng không phải mọi trường hợp xuất nhập khẩu đều bắt buộc sử dụng.

Vận đơn (Bill of Lading)

Vận đơn (Bill of Lading - B/L) là chứng từ vận tải quan trọng, thường được sử dụng trong vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. B/L ghi nhận việc người vận chuyển đã nhận hàng và thể hiện những thông tin chính của lô hàng.

Nội dung trên vận đơn thường gồm: Shipper, Consignee, Notify Party, tên tàu/chuyến, cảng xếp – dỡ hàng, số container, số seal, số kiện và trọng lượng.

Doanh nghiệp nên đối chiếu B/L với Invoice và Packing List, đặc biệt ở các thông tin về người nhận hàng, số kiện, trọng lượng và container. Với vận tải hàng không thường sử dụng Air Waybill (AWB) thay vì Bill of Lading.

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O)

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O) là chứng từ dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. C/O đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp muốn đáp ứng yêu cầu về xuất xứ hoặc hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo các FTA nếu đủ điều kiện.

Tùy thị trường và hiệp định thương mại, doanh nghiệp cần sử dụng mẫu C/O hoặc hình thức chứng nhận xuất xứ phù hợp.

Khi kiểm tra C/O, cần chú ý Exporter, Consignee, mô tả hàng hóa, số Invoice, tiêu chí xuất xứ và thông tin lô hàng. Những nội dung này cần phù hợp với bộ chứng từ liên quan và quy tắc xuất xứ của hiệp định áp dụng.

Lưu ý: Có C/O không đồng nghĩa hàng hóa chắc chắn được hưởng ưu đãi thuế; hàng hóa và chứng từ vẫn phải đáp ứng các điều kiện xuất xứ tương ứng.

=>> C/O Form E là gì? Cách tra cứu C/O Form E trực tuyến đơn giản

Phiếu đóng gói (Packing List)

Phiếu đóng gói (Packing List) là chứng từ mô tả cách hàng hóa được đóng gói trong từng kiện, thùng, pallet hoặc container. Khác với Commercial Invoice tập trung vào giá trị hàng hóa, Packing List cung cấp thông tin chi tiết về số lượng và quy cách đóng gói.

Các nội dung phổ biến gồm: tên hàng, số kiện, số lượng, loại bao bì, Net Weight, Gross Weight, kích thước và thể tích.

Doanh nghiệp cần đối chiếu số lượng, số kiện và trọng lượng trên Packing List với Invoice, vận đơn và hàng hóa thực tế. Việc thống nhất dữ liệu giữa các chứng từ giúp hạn chế sai sót khi giao nhận và thực hiện thủ tục hải quan.

Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Tờ khai hải quan (Customs Declaration) là chứng từ quan trọng dùng để khai báo thông tin hàng hóa với cơ quan hải quan khi thực hiện thủ tục xuất khẩu hoặc nhập khẩu.

Tờ khai thường thể hiện các thông tin như: người xuất khẩu - nhập khẩu, mã loại hình, mã HS, tên hàng, số lượng, trị giá, xuất xứ và phương thức vận chuyển.

Trong đó, doanh nghiệp cần đặc biệt kiểm tra mã HS, mô tả hàng hóa, xuất xứ, trị giá và chính sách quản lý mặt hàng. Khai sai mã HS hoặc áp dụng không đúng chính sách hàng hóa có thể dẫn đến chênh lệch thuế và phát sinh thủ tục xử lý.

Vì vậy, thông tin trên tờ khai cần được đối chiếu kỹ với bộ chứng từ xuất nhập khẩu trước khi khai báo.

=>> Hướng dẫn chi tiết quy trình khai báo hải quan chuẩn 2026

Giấy chứng nhận kiểm dịch (Sanitary/Phytosanitary/Health Certificate)

Giấy chứng nhận kiểm dịch là chứng từ có thể được yêu cầu đối với một số nhóm hàng thuộc diện kiểm dịch hoặc quản lý chuyên ngành, chẳng hạn thực vật, động vật và sản phẩm có liên quan.

Tùy loại hàng, chứng từ có thể là Phytosanitary Certificate, Veterinary Certificate, Health Certificate hoặc giấy chứng nhận chuyên ngành tương ứng.

Doanh nghiệp cần xác định trước khi giao hàng liệu sản phẩm có thuộc diện kiểm dịch hoặc kiểm tra chuyên ngành hay không. Yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào loại hàng, mã HS, mục đích xuất nhập khẩu và quy định của thị trường liên quan.

Việc kiểm tra chính sách mặt hàng từ sớm giúp hạn chế tình trạng hàng đã đến cửa khẩu nhưng còn thiếu hồ sơ chuyên ngành.

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate/Policy)

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate/Policy) xác nhận hàng hóa được bảo hiểm trước những rủi ro thuộc phạm vi bảo hiểm trong quá trình vận chuyển.

Chứng từ thường thể hiện người được bảo hiểm, hàng hóa, số tiền bảo hiểm, hành trình vận chuyển, phạm vi và điều kiện bảo hiểm.

Việc bên nào có trách nhiệm mua bảo hiểm phụ thuộc vào điều kiện giao hàng và thỏa thuận trong hợp đồng. Vì vậy, không phải mọi lô hàng xuất nhập khẩu đều do người bán mua bảo hiểm.

Đối với giao dịch thanh toán bằng L/C, nếu thư tín dụng yêu cầu chứng từ bảo hiểm, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ nội dung và đảm bảo chứng từ đáp ứng các điều kiện được quy định trong L/C.

Giấy phép nhập khẩu (Import License)

Giấy phép nhập khẩu (Import License) là giấy phép của cơ quan có thẩm quyền đối với hàng hóa thuộc diện quản lý bằng giấy phép. Không phải tất cả hàng nhập khẩu đều cần giấy phép nhập khẩu.

Việc có phải xin giấy phép hay không phụ thuộc vào loại hàng, mã HS và chính sách quản lý chuyên ngành tại thời điểm nhập khẩu.

Doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi ký hợp đồng hoặc trước khi hàng được vận chuyển. Nếu chỉ phát hiện yêu cầu giấy phép sau khi hàng đã đến cửa khẩu, doanh nghiệp có thể mất thêm thời gian xử lý và phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi hoặc lưu container.

Đây là bước đặc biệt quan trọng đối với hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành hoặc nhập khẩu có điều kiện.

Tín dụng thư (Letter of Credit - L/C)

Tín dụng thư (Letter of Credit - L/C) là phương thức thanh toán quốc tế trong đó ngân hàng phát hành cam kết thanh toán cho người thụ hưởng khi bộ chứng từ được xuất trình phù hợp với các điều kiện của L/C.

Tùy nội dung thư tín dụng, bộ chứng từ có thể gồm Commercial Invoice, Bill of Lading, Packing List, C/O, chứng từ bảo hiểm và các tài liệu khác.

Khi nhận L/C, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ số tiền, thời hạn giao hàng, ngày hết hạn, chứng từ phải xuất trình và các yêu cầu đặc biệt. Đồng thời, nên đối chiếu L/C với hợp đồng và toàn bộ bộ chứng từ xuất nhập khẩu trước khi xuất trình cho ngân hàng.

Điều này giúp hạn chế sai biệt chứng từ (discrepancy) và giảm nguy cơ ảnh hưởng đến quá trình thanh toán.

Chuẩn bị đầy đủ và chính xác chứng từ xuất nhập khẩu là bước quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, chủ động trong quá trình thông quan, giao nhận và thanh toán quốc tế. Tùy loại hàng, phương thức vận chuyển và chính sách quản lý, bộ chứng từ cần thiết có thể khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ yêu cầu hồ sơ trước khi tiến hành nhập khẩu.

Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm nhập hàng từ Trung Quốc, doanh nghiệp có thể tham khảo NHChina - dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc uy tín. NHChina hỗ trợ khách hàng trong quá trình nhập khẩu, từ chuẩn bị hồ sơ, chứng từ đến thực hiện các thủ tục cần thiết, giúp quá trình đưa hàng từ Trung Quốc về Việt Nam thuận tiện và hạn chế những rủi ro không đáng có.

Liên hệ NHChina để được tư vấn phương án nhập khẩu phù hợp với nhu cầu và mặt hàng của bạn