Hướng dẫn chi tiết quy trình khai báo hải quan chuẩn 2026

Khai báo hải quan là một khâu quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, không đơn thuần chỉ là việc hoàn tất các thủ tục hành chính. Thông qua hoạt động này, cơ quan chức năng có cơ sở để kiểm soát hàng hóa xuất nhập khẩu, xác định các nghĩa vụ về thuế, kiểm tra việc đáp ứng quy định quản lý chuyên ngành và đảm bảo hàng hóa tuân thủ pháp luật hiện hành. Đồng thời, đây cũng là căn cứ quan trọng để cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra, giám sát và quyết định hàng hóa có đủ điều kiện để thông quan hay không. Hãy cùng NHChina tìm hiểu chi tiết về quy trình khai báo hải quan trong bài viết dưới đây nhé! 

1. Vai trò của khai báo hải quan

Khai báo hải quan giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thiện thủ tục để đưa hàng hóa qua biên giới mà còn là cơ sở để cơ quan hải quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước. Cụ thể, hoạt động khai báo hải quan mang lại những vai trò sau:

Cơ sở để hàng hóa được thông quan hợp pháp

Thông tin trên tờ khai và hồ sơ hải quan là căn cứ để cơ quan hải quan tiếp nhận, kiểm tra và quyết định việc thông quan hoặc áp dụng các biện pháp xử lý tiếp theo đối với hàng hóa. Theo quy định, người khai hải quan phải khai đầy đủ, chính xác và rõ ràng các thông tin liên quan đến lô hàng.

Giúp cơ quan quản lý kiểm soát hàng hóa xuất nhập khẩu

Thông qua việc khai báo, cơ quan hải quan có thể nắm bắt các thông tin quan trọng như tên hàng, số lượng, chủng loại, xuất xứ, trị giá và mục đích xuất nhập khẩu. Đây là cơ sở phục vụ hoạt động kiểm tra, giám sát và quản lý hàng hóa trong quá trình lưu thông qua biên giới.

Xác định chính xác nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp

Khai báo hải quan cung cấp dữ liệu để xác định mã số, trị giá hải quan và các khoản thuế, phí liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu. Việc khai báo chính xác góp phần bảo đảm doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ tài chính và giúp cơ quan nhà nước quản lý nguồn thu ngân sách hiệu quả.

Đảm bảo hàng hóa tuân thủ chính sách quản lý và quy định pháp luật

Thông qua hồ sơ khai báo, cơ quan chức năng có thể kiểm tra hàng hóa có thuộc diện cấm, hạn chế hay phải đáp ứng các điều kiện, giấy phép hoặc yêu cầu quản lý chuyên ngành hay không. Điều này giúp bảo đảm hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra đúng quy định pháp luật.

Hỗ trợ quản lý rủi ro và phòng chống vi phạm

Thông tin hải quan được sử dụng cho nhiều hoạt động nghiệp vụ như áp dụng quản lý rủi ro, kiểm tra sau thông quan và phòng, chống buôn lậu hoặc vận chuyển trái phép hàng hóa qua biên giới. Vì vậy, việc khai báo đầy đủ và chính xác có ý nghĩa quan trọng đối với hiệu quả quản lý của cơ quan hải quan.

2. Hướng dẫn chi tiết quy trình khai báo hải quan cập nhật 2026

Hiện nay, quy trình khai báo hải quan tại Việt Nam ngày càng được số hóa, giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng và thuận tiện hơn thông qua hệ thống hải quan điện tử. Tùy thuộc vào loại hình xuất nhập khẩu, mặt hàng và phương thức vận chuyển, hồ sơ và các bước thực hiện có thể có sự khác biệt. Tuy nhiên, về cơ bản, doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình dưới đây:

Bước 1: Chuẩn bị tài khoản và chữ ký số

Trước khi bắt đầu khai tờ khai điện tử, doanh nghiệp cần hoàn tất các điều kiện cần thiết để thực hiện giao dịch với cơ quan hải quan. Trong đó, chữ ký số hợp lệ là công cụ quan trọng được sử dụng để xác thực danh tính doanh nghiệp và ký điện tử trong quá trình gửi dữ liệu.

Doanh nghiệp cũng cần đăng ký thông tin sử dụng hệ thống khai báo hải quan điện tử theo quy định và đảm bảo chữ ký số đang hoạt động bình thường, được hệ thống hải quan chấp nhận.

Bước 2: Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ hải quan

Sau khi hoàn tất các điều kiện về hệ thống, doanh nghiệp cần tập hợp đầy đủ chứng từ liên quan đến lô hàng. Tùy từng trường hợp, bộ hồ sơ có thể bao gồm:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales Contract)

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

• Vận đơn đường biển hoặc đường hàng không (Bill of Lading/Air Waybill)

• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), nếu có và đáp ứng điều kiện áp dụng

• Giấy phép nhập khẩu hoặc các loại giấy tờ quản lý chuyên ngành đối với hàng hóa thuộc diện kiểm soát

• Chứng từ kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, công bố hoặc chứng nhận hợp quy nếu mặt hàng có yêu cầu

Đây là bước cần được đặc biệt chú trọng bởi bất kỳ sự sai lệch nào về tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá, xuất xứ hoặc thông tin giữa các chứng từ đều có thể ảnh hưởng đến quá trình khai báo và thông quan.

Bước 3: Khai báo tờ khai trên hệ thống hải quan điện tử

Dựa trên bộ chứng từ đã chuẩn bị, doanh nghiệp hoặc đại lý hải quan tiến hành nhập thông tin lô hàng vào phần mềm khai báo và truyền dữ liệu lên hệ thống VNACCS/VCIS. Nội dung tờ khai cần thể hiện đầy đủ các thông tin quan trọng như loại hình xuất nhập khẩu, mã HS, tên và số lượng hàng hóa, trị giá tính thuế, điều kiện giao hàng, thông tin người xuất nhập khẩu và địa điểm làm thủ tục. Sau khi rà soát kỹ để hạn chế sai sót, tờ khai sẽ được gửi lên hệ thống để tiếp nhận và xử lý.

Bước 4: Nhận kết quả phân luồng tờ khai

Sau khi tờ khai được truyền lên hệ thống, cơ quan hải quan sẽ tiếp nhận và phân luồng dựa trên mức độ rủi ro của lô hàng. Thông thường gồm:

• Luồng xanh: Tờ khai được chấp nhận, hàng có thể tiếp tục thủ tục thông quan theo quy định.

• Luồng vàng: Cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ, doanh nghiệp cần xuất trình hoặc bổ sung chứng từ khi được yêu cầu.

• Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ kết hợp kiểm tra thực tế hàng hóa trước khi thông quan.

Bước 5: Kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu có)

Nếu tờ khai được phân vào luồng đỏ, doanh nghiệp cần đưa hàng đến khu vực kiểm tra theo hướng dẫn. Hải quan sẽ đối chiếu thực tế với nội dung khai báo như tên hàng, số lượng, chủng loại, trọng lượng, tình trạng hàng hóa và chứng từ liên quan. Trong một số trường hợp, hàng có thể được lấy mẫu để kiểm tra theo quy định.

Bước 6: Thực hiện nghĩa vụ thuế

Căn cứ vào thông tin khai báo và chính sách thuế áp dụng, doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ tài chính như thuế nhập khẩu, thuế VAT và các khoản thuế khác nếu phát sinh. Việc nộp thuế có thể được thực hiện thông qua các phương thức thanh toán điện tử hoặc ngân hàng theo quy định.

 

>>> Xem thêm:  Thuế nhập khẩu hàng từ Trung Quốc về Việt Nam 2026 là bao nhiêu?

Bước 7: Hoàn tất thông quan và nhận hàng

Khi hồ sơ đạt yêu cầu và các nghĩa vụ liên quan đã được hoàn thành, lô hàng được thông quan hoặc giải phóng theo quy định. Doanh nghiệp tiếp tục thực hiện thủ tục nhận hàng tại cảng biển, sân bay hoặc địa điểm lưu giữ hàng hóa và đưa hàng về kho.

3. Những lưu ý trong quy trình khai báo hải quan

Để quá trình khai báo và thông quan hàng hóa diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên đặc biệt chú ý những vấn đề sau:

• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi khai: Đảm bảo các nội dung như mã HS, tên hàng, số lượng, trị giá, xuất xứ... chính xác và thống nhất với chứng từ. Sai sót có thể khiến hồ sơ phải điều chỉnh, kéo dài thời gian xử lý hoặc phát sinh rủi ro.

• Hoàn thiện hồ sơ từ sớm: Chuẩn bị đầy đủ hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, Packing List và các giấy phép, chứng từ chuyên ngành nếu có trước khi truyền tờ khai.

• Lưu trữ chứng từ đầy đủ: Hồ sơ hải quan cần được bảo quản theo đúng thời hạn pháp luật quy định để doanh nghiệp có thể cung cấp khi kiểm tra, đối chiếu hoặc kiểm tra sau thông quan.

• Chủ động cập nhật quy định mới: Chính sách thuế, mã HS và các quy định quản lý hàng hóa có thể thay đổi. Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật văn bản pháp luật để hạn chế sai sót và đảm bảo thực hiện đúng quy định.

---->  Thủ tục nhập khẩu ghế ngồi ô tô trẻ em Trung Quốc chính ngạch 2026

4. Doanh nghiệp nên tự khai báo hay sử dụng dịch vụ khai báo hải quan? 

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự thực hiện thủ tục hải quan nếu có nhân sự am hiểu nghiệp vụ, nắm rõ quy định về mã HS, thuế, chính sách mặt hàng và có đủ điều kiện thực hiện khai báo điện tử. Tuy nhiên, với doanh nghiệp mới nhập khẩu hoặc chưa có đội ngũ chuyên trách, việc tự xử lý toàn bộ hồ sơ có thể mất nhiều thời gian và dễ phát sinh sai sót. Hiện nay, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng đại lý làm thủ tục hải quan để hỗ trợ thực hiện các nghiệp vụ theo thỏa thuận.

Đặc biệt, với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc, lựa chọn dịch vụ nhập khẩu chính ngạch trọn gói có thể giúp đơn giản hóa quy trình khai báo hải quan từ chuẩn bị chứng từ, khai báo, thực hiện nghĩa vụ thuế đến theo dõi quá trình thông quan. Đây cũng là hướng phù hợp nếu doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm xử lý hồ sơ hải quan hoặc thường xuyên nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc.

Nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc cùng NHCHINA

Nếu muốn nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc nhưng không muốn tự xử lý từng bước, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ của NHCHINA. Thay vì phải tự tìm hiểu và thực hiện riêng lẻ từng công đoạn, doanh nghiệp được hỗ trợ xuyên suốt quá trình nhập hàng, từ kiểm tra thông tin hàng hóa, chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan đến thông quan và vận chuyển về Việt Nam.

Việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình nhập khẩu, hạn chế những sai sót liên quan đến hồ sơ và có phương án xử lý phù hợp khi lô hàng phát sinh yêu cầu kiểm tra hoặc bổ sung chứng từ. Đặc biệt, với các lô hàng cần thực hiện đầy đủ thủ tục hải quan, việc chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ đầu sẽ góp phần hạn chế thời gian chờ xử lý.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về quy trình khai báo hải quan, từ khâu chuẩn bị hồ sơ, khai tờ khai, phân luồng đến thực hiện nghĩa vụ thuế và hoàn tất thông quan. Nắm vững từng bước sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình nhập khẩu, hạn chế sai sót và tối ưu thời gian xử lý lô hàng. 

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp nhập hàng Trung Quốc chính ngạch an toàn, minh bạch và tối ưu quy trình, NHCHINA có thể đồng hành từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi hàng hóa hoàn tất thủ tục và được vận chuyển về Việt Nam.