Nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn: Thủ tục và lưu ý cần biết

Nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn giúp chủ shop và doanh nghiệp chủ động hồ sơ đầu vào, theo dõi chi phí và đáp ứng nhu cầu bán hàng lâu dài. Để tránh nhận hàng nhưng thiếu chứng từ cần thiết, bạn nên xác định phương án nhập khẩu ngay từ trước khi đặt cọc. Bài viết này của NHChina sẽ hướng dẫn hai cách nhập hàng, bộ hồ sơ cần chuẩn bị và những lưu ý khi lựa chọn dịch vụ ủy thác. 

Tại sao nên nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn?

Nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn là việc mua và đưa hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam với hóa đơn, chứng từ phù hợp với hình thức giao dịch và thủ tục nhập khẩu. Trong đó, cần phân biệt hóa đơn thương mại của nhà cung cấp Trung Quốc với hóa đơn GTGT tại Việt Nam. Khi lựa chọn nhập hàng Trung Quốc chính ngạch, người mua cần thống nhất ngay từ đầu bộ hồ sơ được cung cấp để phục vụ quản lý, kinh doanh và kê khai thuế.

• Có căn cứ chứng minh nguồn hàng: Hóa đơn kết hợp với hồ sơ nhập khẩu, thanh toán và giao nhận giúp đối chiếu nguồn gốc giao dịch, giải trình khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

• Hỗ trợ hạch toán và kê khai thuế: Chứng từ hợp lệ là cơ sở để doanh nghiệp xem xét ghi nhận chi phí và khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi đáp ứng đầy đủ điều kiện áp dụng.

• Quản lý chi phí, tính giá bán chính xác hơn: Hồ sơ rõ ràng giúp theo dõi tiền hàng, thuế, vận chuyển và phí dịch vụ, từ đó xác định giá vốn và lợi nhuận.

• Thuận lợi khi mở rộng kênh phân phối: Có hồ sơ hàng hóa phù hợp giúp đáp ứng yêu cầu đầu vào của đối tác bán buôn, hệ thống bán lẻ hoặc sàn thương mại điện tử, tùy từng mặt hàng và kênh bán.

• Hạn chế vướng mắc về chứng từ: Chuẩn bị hồ sơ từ trước khi đặt hàng giúp tránh tình trạng hàng đã về nhưng thiếu giấy tờ, phải bổ sung hoặc điều chỉnh làm chậm kế hoạch kinh doanh.

2 cách nhập hàng Trung Quốc chính ngạch có hóa đơn

Để nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn, bạn có thể tự nhập khẩu trực tiếp hoặc sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu. Mỗi phương án có cách thực hiện và trách nhiệm khác nhau, phù hợp với năng lực xử lý thủ tục, quy mô đơn hàng và nhu cầu của người mua.

Tự nhập khẩu trực tiếp

Tự nhập khẩu trực tiếp là hình thức bạn đứng tên nhập khẩu, giao dịch với nhà cung cấp Trung Quốc và tổ chức đưa hàng về Việt Nam. Cách này phù hợp với đơn vị nhập hàng thường xuyên, có nhân sự phụ trách chứng từ và am hiểu nghiệp vụ xuất nhập khẩu.

• Chủ động giao dịch: Trực tiếp lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng giá, thống nhất chất lượng, phương thức thanh toán và điều kiện giao hàng.

• Tổ chức thực hiện thủ tục: Chuẩn bị hồ sơ, khai báo hải quan, thực hiện nghĩa vụ thuế và phối hợp kiểm tra chuyên ngành nếu mặt hàng có yêu cầu. Bạn có thể thuê đại lý hải quan hỗ trợ.

• Quản lý chứng từ nhập khẩu: Khi mua hàng Trung Quốc có hóa đơn theo cách này, cần yêu cầu bên bán cung cấp hóa đơn thương mại và các giấy tờ liên quan. Hóa đơn thương mại không phải hóa đơn VAT Việt Nam.

• Cần nguồn lực xử lý nghiệp vụ: Người nhập chịu trách nhiệm về thông tin khai báo, theo dõi tiến độ và xử lý sai lệch hồ sơ. Chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu cần được lưu để phục vụ kê khai theo điều kiện áp dụng.

Trước khi đặt hàng trên 1688, Taobao hoặc Alibaba, hãy xác nhận nhà cung cấp có thể phối hợp xuất khẩu và cung cấp chứng từ phù hợp. Bạn có thể tham khảo quy trình nhập hàng Trung Quốc chính ngạch để chuẩn bị từng bước.

Sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu

Ủy thác nhập khẩu là hình thức bạn ký hợp đồng giao cho một đơn vị đủ điều kiện thực hiện hoạt động nhập khẩu theo phạm vi thỏa thuận. Đây là lựa chọn phù hợp với chủ shop hoặc doanh nghiệp chưa có bộ phận xuất nhập khẩu, muốn được hỗ trợ thủ tục và bàn giao hồ sơ rõ ràng.

• Được hỗ trợ nhiều khâu: Đơn vị nhận ủy thác có thể hỗ trợ làm việc với nhà cung cấp, thanh toán, chuẩn bị chứng từ, vận chuyển và làm thủ tục hải quan theo hợp đồng.

• Giảm thời gian xử lý hồ sơ: Bạn cung cấp thông tin sản phẩm, số lượng và yêu cầu giao nhận; bên dịch vụ hướng dẫn bổ sung giấy tờ, theo dõi quá trình nhập khẩu.

• Thống nhất hóa đơn ngay từ đầu: Nếu có nhu cầu nhập hàng Trung Quốc xuất VAT, cần hỏi rõ hóa đơn liên quan đến giá trị hàng hóa, hóa đơn phí dịch vụ và bộ chứng từ giao trả hàng. Hóa đơn cước vận chuyển không thay thế chứng từ cho tiền hàng.

• Có thêm phí dịch vụ ủy thác: Cần xác nhận riêng tiền hàng, thuế, cước vận chuyển, phí ủy thác và các khoản có thể phát sinh để tính tổng ngân sách.

Để lựa chọn gói hỗ trợ phù hợp, bạn có thể tìm hiểu dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc tại NHChina. Trước khi ký hợp đồng, hãy yêu cầu xác nhận đơn vị đứng tên nhập khẩu, danh mục chứng từ bàn giao và thời điểm nhận hóa đơn.

Bộ chứng từ chuẩn cần có khi thông quan

Khi nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn, bạn cần chuẩn bị chứng từ phù hợp với mặt hàng, phương thức vận chuyển và hình thức nhập khẩu. Bộ giấy tờ dưới đây phục vụ khai báo, đối chiếu và lưu hồ sơ; không phải tất cả đều bắt buộc nộp cho hải quan trong mọi trường hợp.

• Tờ khai hải quan nhập khẩu: Thể hiện thông tin người nhập khẩu, tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá và các nội dung khai báo liên quan. Thông tin trên tờ khai cần phù hợp với chứng từ và hàng hóa thực tế.

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Do bên bán phát hành, thể hiện thông tin giao dịch như tên hàng, số lượng, đơn giá và tổng giá trị. Đây là hóa đơn thương mại quốc tế, không phải hóa đơn GTGT Việt Nam.

• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Cung cấp thông tin về số kiện, số lượng, trọng lượng và quy cách đóng gói. Chứng từ này hỗ trợ kiểm đếm, giao nhận và đối chiếu khi kiểm tra hàng.

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Ghi nhận thỏa thuận giữa người mua và người bán về hàng hóa, giá cả, thanh toán và giao hàng. Nên lưu hợp đồng để đối chiếu giao dịch và xác định trách nhiệm khi phát sinh tranh chấp.

• Vận đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương: Phản ánh thông tin vận chuyển và giao nhận lô hàng. Yêu cầu chứng từ phụ thuộc phương thức vận tải; hàng nhập qua cửa khẩu biên giới đường bộ có quy định riêng.

• Chứng từ chứng nhận xuất xứ (C/O): Chứng minh xuất xứ hàng hóa trong trường hợp áp dụng. C/O Form E có thể là căn cứ đề nghị hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt nếu lô hàng đáp ứng đầy đủ điều kiện.

• Giấy phép nhập khẩu và chứng từ chuyên ngành: Cần bổ sung nếu mặt hàng thuộc diện phải có giấy phép, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc quản lý chuyên ngành khác. Nên xác định yêu cầu trước khi đặt hàng để tránh thiếu hồ sơ khi hàng đến cửa khẩu.

• Chứng từ nộp thuế: Ghi nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế liên quan đến lô hàng. Khi tự nhập khẩu, chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu là giấy tờ quan trọng để xem xét kê khai, khấu trừ theo điều kiện áp dụng.

• Hợp đồng ủy thác và chứng từ giao trả hàng: Chuẩn bị khi sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu. Cần thống nhất bộ hồ sơ bàn giao, hóa đơn liên quan đến hàng hóa và hóa đơn phí dịch vụ; tránh nhầm hóa đơn vận chuyển với chứng từ cho tiền hàng.

Lưu ý khi nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn

Để nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn thuận lợi, bạn nên kiểm tra khả năng cung cấp chứng từ ngay từ khi chọn nhà cung cấp trên 1688, Taobao hoặc Alibaba.com. Việc mua hàng qua sàn không tự động bảo đảm lô hàng có đầy đủ hồ sơ nhập khẩu hay hóa đơn VAT tại Việt Nam. Trước khi đặt cọc, cần làm rõ những vấn đề sau:

• Kiểm tra khả năng cung cấp chứng từ của nhà bán: Với 1688 và Taobao, không nên mặc định mọi shop đều có thể thực hiện xuất khẩu và chuẩn bị hồ sơ phù hợp. Khi mua trên Alibaba.com, bạn cũng cần xác nhận cụ thể bên xuất khẩu, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và các chứng từ liên quan trước khi chốt đơn.

• Phân biệt hóa đơn Trung Quốc với hóa đơn VAT Việt Nam: Hóa đơn hoặc biên nhận do nhà bán cung cấp không thay thế hóa đơn GTGT Việt Nam. Khi tự nhập khẩu, cần lưu hồ sơ hải quan và chứng từ nộp thuế; nếu sử dụng dịch vụ ủy thác, hãy thống nhất loại hóa đơn, chứng từ được bàn giao.

• Làm rõ hóa đơn dành cho tiền hàng hay phí dịch vụ: Khi tìm dịch vụ nhập hàng Trung Quốc xuất VAT, cần hỏi hóa đơn được lập cho giá trị hàng hóa, phí mua hộ hay cước vận chuyển. Hóa đơn phí dịch vụ không tự động thay thế chứng từ cho tiền hàng.

• Kiểm tra điều kiện nhập khẩu trước khi thanh toán: Cung cấp đầy đủ tên hàng, chất liệu, công dụng, thông số và nhãn hiệu để xác định phương án nhập khẩu. Với hàng cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành, phải làm rõ yêu cầu hồ sơ trước khi nhà cung cấp gửi hàng.

• Thống nhất thông tin hàng hóa trên các chứng từ: Tên hàng, số lượng, đơn vị tính, trị giá và thông tin các bên cần được đối chiếu giữa đơn đặt hàng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và hồ sơ khai báo. Nếu gom hàng từ nhiều shop trên 1688 hoặc Taobao, cần có bảng kê rõ ràng để tránh thiếu hoặc nhầm sản phẩm.

• Yêu cầu báo giá đầy đủ các khoản: Ngoài tiền hàng và cước vận chuyển, cần xác nhận thuế, phí ủy thác, phí xử lý hồ sơ và các khoản có thể phát sinh. Không nên hiểu mức cước theo kg là tổng chi phí đưa hàng về Việt Nam.

• Lưu hồ sơ giao dịch và thanh toán: Giữ lại đơn hàng trên sàn, nội dung trao đổi với nhà cung cấp, hợp đồng, chứng từ thanh toán và hồ sơ giao nhận. Bộ tài liệu này giúp đối chiếu khi hàng sai mẫu, thiếu số lượng hoặc phát sinh tranh chấp.

NHChina - Dịch vụ ủy thác nhập hàng Trung Quốc chính ngạch

Tại NHChina, chúng tôi cung cấp dịch vụ nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn, hỗ trợ khách hàng mua hàng từ 1688, Taobao, Alibaba.com và vận chuyển chính ngạch về Việt Nam. Khi tiếp nhận yêu cầu, chúng tôi kiểm tra thông tin sản phẩm, khả năng cung cấp chứng từ của nhà bán và tư vấn phương án nhập khẩu phù hợp. Phạm vi công việc, chi phí và bộ hồ sơ bàn giao được thống nhất trước khi triển khai.

Dịch vụ của NHChina mang đến những lợi ích thiết thực cho chủ shop và doanh nghiệp:

• Hỗ trợ nhập hàng 1688, Taobao, Alibaba.com có hóa đơn, chứng từ: Kiểm tra hồ sơ từ nhà cung cấp, phối hợp chuẩn bị chứng từ nhập khẩu và bàn giao hóa đơn phù hợp với hình thức giao dịch. Chúng tôi làm rõ chứng từ cho giá trị hàng hóa và hóa đơn phí dịch vụ ngay từ đầu.

• Hỗ trợ thông quan nhanh chóng: Rà soát thông tin hàng hóa, chuẩn bị hồ sơ và phối hợp xử lý thủ tục hải quan. Tiến độ thực tế phụ thuộc mặt hàng, tình trạng chứng từ và yêu cầu kiểm tra.

• Kho bãi hiện đại, chính chủ tại Việt Nam - Trung Quốc: Tiếp nhận, tập kết và điều phối hàng hóa, thuận tiện khi khách hàng nhập từ nhiều nhà cung cấp trên 1688, Taobao hoặc Alibaba.com.

• Nhân viên thành thạo tiếng Trung hỗ trợ A - Z: Hỗ trợ trao đổi với nhà bán về sản phẩm, số lượng, đóng gói, giao hàng và yêu cầu chứng từ theo phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận.

• Cước vận chuyển từ 5.000đ/kg: Báo giá theo loại hàng, khối lượng và tuyến vận chuyển; thuế, phí ủy thác cùng các khoản liên quan được xác nhận cụ thể trước khi thực hiện.

Bạn có thể xem bảng giá vận chuyển chính ngạch Trung Quốc hoặc gửi thông tin lô hàng để chúng tôi kiểm tra chi phí cụ thể.

Liên hệ NHChina để được tư vấn phương án nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn, xác nhận bộ chứng từ bàn giao và nhận báo giá trước khi đặt hàng.

Nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn cần được chuẩn bị từ khâu giao dịch, vận chuyển đến khai báo và bàn giao hồ sơ. Hãy chọn phương án phù hợp, làm rõ chứng từ cho tiền hàng và phí dịch vụ ngay từ đầu. Nhập Hàng China sẵn sàng tiếp nhận thông tin sản phẩm để tư vấn phương án nhập khẩu và báo giá cho lô hàng của bạn.